Движение товара и FIFO в Netix Triceps на примере классического отчёта

Когда ты контролируешь что-то, ты больше этого не боишься
Румпельштильцхен из сериала «Однажды в сказке«

Для большинства сервис-менов самый тёмный лес находится именно у них на складе. Даже УТП с ним не сравнится. Найти толкового специалиста по УТП (или просто курнуть хорошей дури и запилить всё самостоятельно) сильно проще, чем найти грамотного управляющего таким полезным, ценным, и, при правильном подходе, достаточно прибыльным активом, как склад. Не зря же складская тема идёт первой в нашем Чек-листе автосервиса.

Непонятно, что, где и почём купить, чтобы извлечь максимальную выгоду. Непонятно, как не затарить неликвид и куда деть тот, что уже затарили. Непонятно, как наценить складской остаток, чтобы находиться в рынке и чтобы клиент не уходил за запчастями в розничные или интернет-магазины. Непонятно, какой из огромного количества предлагаемых дубликатов положить на склад. Непонятно, на какой процент от своих возможностей сейчас работает склад и что делать, чтобы выжимать из него максимум. Непонятно, почему продажи с этого склада не такие, на какие рассчитывали.

А начав разбираться, руководители и собственники узнают, что, вдобавок к тому, что и так ничего не понятно, на их складе живёт какое-то страшное чудовище по имени FIFO, которое диктует правила движения товаров, расчёта прибыли и вычисления стоимости склада. При этом с ним и договориться сложно, и вытравить его со склада не получится. Аж страшно становится.

Как и во всех остальных случаях, путь к решению любой проблемы лежит через знания. Давайте изучим анатомию FIFO на примере классического отчёта «Движение товара» системы Netix Triceps и перестанем его бояться.

Забегая вперёд, скажу, что в склад у меня в своё время получалось достаточно неплохо. В будущем мы обязательно разберём с вами следующие вопросы:

• Как откорректировать ошибочно проведённый документ корректировки остатков;
• Как эффективно делается инвентаризация склада ручным сканером?
• Что положить на склад в условиях ограниченного бюджета, чтобы отбить инвестиции максимально быстро или максимально прибыльно;
• Куда деть образовавшийся неликвид хотя бы в ноль;
• Как и когда наценивать товар на складе, чтоб оставаться в рынке;
• Какие запчасти класть строго в оригинале, какие в дублях и какого производителя должны быть эти дубли;
• Как оценить текущую и максимальную эффективности работы склада;
• Как правильно посчитать текущую стоимость склада;
• Что делать, чтобы склад перестал быть местом хранения небольшого количества самых ходовых расходников, превратившись в полноценный прибыльный актив.

Если вы не поленитесь и напишете в комментариях, что из этого вам наиболее интересно, буду учитывать ваши пожелания при расстановке приоритетов на написание статей.

А сейчас всё-таки поговорим про движение товара на складе. Без понимания принципов оценки товарно-материальных ценностей, учёта товара в разрезе партий и вариантов складской отработки говорить об оптимизации складского хозяйства будет очень сложно.

Что такое FIFO?

Когда один и тот же товар в разное время заходит на склад в разном количестве по разным ценам, вопрос, как считать прибыль с продажи этого товара, становится очень актуальным.

Пример. Если товар зашёл по 100 рублей, потом по 110, потом по 90 и был продан за 200 рублей, какую прибыль мы получили с его продажи?

Если вы зададите этот вопрос опытному бухгалтеру, закупщику или финансисту, он перед тем как ответить, обязательно спросит у вас: «А учёт на складе по FIFO настроен?». И получив ответ, все специалисты в любой точке мира ответят вам абсолютно одинаково.

FIFO расшифровывается как «First In — First Out«. Это означает, что кто первым зашёл на склад, тот первым и выходит. По сути, это очередь на кассу в супермаркете или утро в цыганском таборе (кто первым встал, тот лучше оделся). Разберём вышеуказанный пример. При организации движения товара по FIFO со склада сперва спишется товар по 100 рублей, и прибыль составит 100 рублей. При этом следующий в очереди на выход будет товар по 110 рублей, и последним спишется товар по 90 рублей.

Если мы, например, продадим две единицы товара по 200 рублей каждая, то прибыль составит (200 — 100) + (200 — 110) = 190 рублей и стоимость склада по этому товару останется 90 рублей (потому что на остатке будет висеть последний непроданный товар).

В молодости я занимался внедрением Triceps в автосервисы и часто слышал вопрос: «Как так? Я, значит, купил три единицы товара на 300 рублей, продал две по 200 и твой Triceps мне прибыль 190 рисует да ещё и склад всего 90 остался. Что за программа такая стрёмная? Вот 1С мне рисовала как мне было понятно, а тут ты мне за какое-то ФИФО залечиваешь… Я вообще футболом не интересуюсь, мне что FIFA твоя, что Марадона до лампочки. Где моя десятка?«.

Приходилось терпеливо объяснять, что «как мне понятно» и «как на самом деле» — это диаметрально противоположные понятия, и что если хочешь на равных конкурировать с теми, кто сейчас эффективно управляет своим складом, придётся потратить время и разобраться. Или сидеть со своим собственным пониманием и наблюдать, как конкуренты шинкуют денежки с продаж из наличия. Ну и коронная фраза «Твой Triceps»… До сих пор с улыбкой её вспоминаю.

А бывает как-то по-другому?

Да, бывает. Обзор других способов складского учёта занял больше места, чем я предполагал, поэтому я вынесу их в отдельную статью, чтобы не уходить далеко от обозначенной темы. Не переключайтесь.

Как реализовано движение товара в Triceps?

В системе Netix Triceps движение товара учитывается по FIFO. Как мы уже с вами знаем, это значит, что те товары, которые зашли (в Системе) на склад раньше, будут списываться первыми и стоимость склада будет уменьшаться на их входную цену. Для ведения складского учёта в Triceps существует так называемый Регистр Движения Склада. Туда заносится вся информация о поступлении и расходе всех товаров:

• когда, почём и в каком количестве товар пришёл на склад,
• когда, почём и в каком количестве товар вышел со склада,
• сколько единиц товара и по какой цене за каждую единицу осталось на складе.

Каждый раз когда вы делаете какую-то проводку с товаром (поставка, продажа, возврат от клиента, возврат поставщику), в складском Регистре добавляются и изменяются определённые записи. Таким образом, там находится вся нужная информация о каждой единице товара, когда-либо проходившей через склад.

Продажи по дням

Когда вы закручиваете классический отчёт Продажи по дням, Triceps идёт именно в складской Регистр. Там он смотрит товар, который вышел по документам Продажа в заданный период, а также количество и цены входа-выхода, чтобы показать вам маржинальную прибыль. В этом отчёте, присмотревшись, вы сможете детально увидеть, как формируются отгрузка и прибыль по каждой единице товара.

Вопрос к тем, кто пользуется этим отчётом. Замечали когда-нибудь, что иногда одна строка в продаже разбивается на несколько и при этом в каждой из них разная прибыль? Посмотрите на картинку.

Я обвёл для вас такой случай. В продаже П-004952-ZBS была одна строчка, в которой был исследуемый товар в количестве двух штук по цене 550 рублей за штуку. Однако, в отчёте она разбилась на две. Это первое время очень сильно смущает начинающих пользователей Triceps, которые ещё не привыкли к тому, что продукт от Netix, в отличие от других автосервисных продуктов, ничего от них не скрывает, не жалеет их, а наоборот, показывает всё как есть.

Разбиение произошло именно из-за того, что  на складе Triceps товар лежит как положено: партия к партии (поставка к поставке). Из двух проданных единиц товара первая единица была последним товаром в поставке, которая пришла 6 мая, а вторая единица товара была первым товаром из уже новой поставки, пришедшей 10 июня по другой цене. Строгий и непредвзятый Triceps в соответствии с принципом FIFO забрал со склада последний товар из поставки от 6 мая, потом увидел, что эта партия кончилась, и отщипнул уже из следующей партии от 10 июня.

Если бы по этому товару последняя поставка была 6 мая (то есть, июньской и последующих не было бы), Triceps выдал бы ошибку Недостаточно товара на складе. Он не даст вам списать того, что не числится на складе и тем самым уйти в минус и ввести в заблуждение себя, сотрудников, собственников и прочих заинтересованных лиц. Но на рынке есть продукты, где движение товара реализовано так, что можно уходить в минус, и потом при инвентаризации несколько человек многие (оплачиваемые) часы сидят и кубатурят, куда что делось. Лучше или избегать таких систем совсем, или выставлять настройки, запрещающие уход в минус.

Старая добрая классика

Есть в Netix Triceps классический ламповый отчёт Движение товара, построенный не на документах, а именно на регистре складских движений. Этот отчёт наверняка помнят заслуженные ветераны автобизнеса, которые пользуются Triceps больше десяти лет. Честь им и хвала, кстати. У них определённо есть чему поучиться нам всем. С удовольствием встречаюсь и общаюсь с ними. Если хотите, могу организовать совместную встречу для обмена опытом. Пишите в комментарии или в личку, можно будет заморочиться.

В этом отчёте нужно выбрать товар и он покажет все складские движения по нему. Дальше можно вертеть этими данными как заблагорассудится, благо Triceps имеет на текущий момент самые лучшие аналитические возможности, если брать по соотношению «Простота-Удобство».

Отчёт показывает движение товара, который мы выбрали. Здесь мы видим, что в 2020 году зашло 610 единиц товара, продано 560 единиц и три штуки принято от клиента в качестве возврата. Итог по остатку: 53 штуки, и именно этот остаток мы и должны увидеть в карточке товара.

Корректировка отчёта о движении товара

Задача была следующая:

• Научить отчёт «Движение товара» показывать стоимость складского остатка по товару;
• Научить отчёт «Движение товара» показывать, какой конкретно экземпляр товара стоит первым в очереди на выход в соответствии с принципом FIFO.

Ребята, которые попросили доработку, занимались распродажей своего неликвида и покупатели установили им довольно жёсткие ценовые рамки. А товар приходил то от разовых поставщиков по розничной цене, то от мелких оптовиков по средней цене, то от крупных оптовиков по наименьшей цене, а мог вообще встать на приход в результате возврата от клиента, то есть, по цене с наценкой. В минус торговать ребятам не хотелось, поэтому им было важно знать, по какой цене уйдёт со склада очередная позиция, чтобы выставлять покупателям правильную цену. Также задали вопрос, на какую сумму (по входу) данного товара ещё лежит на складе, чтобы оценить, сколько денег они разморозят, когда всё, наконец, отгрузят.

С прибылью всё оказалось просто. Умножили на минус один проводки по списанию товара и добавили поле Сумма. Товар, который ещё не продан, подкрасили и пометили. Зная, что такое FIFO, парни теперь могут посмотреть на зелёную строчку с наименьшей датой и точно сказать, что именно эта позиция спишется при следующем расходе товара со склада.

Видим, что товара зашло на 13 350 рублей, ушло на 10 502 рубля и осталось лежать на складе на 2 848 рублей. Также видим, что следующим на выход будет товар от 13.03.2020 по цене 1 895 рублей. Внимательный товаровед ещё заметит, что они умудрились ещё и закупить этот неликвид в марте 2020 года. Когда я им на это указал, они засмущались и сказали, что проведут разъяснительную работу со своим закупщиком. Тем не менее, не будь этого отчёта, они могли бы и не знать, что их закупщик шарашит на склад заведомый неликвид, от которого они пытаются избавиться.

«А что же делать, когда там в отчёте не 10 строчек, а целая простыня?«, спросите вы. Отвечу: «А давайте сократим простыню и оставим только нужные данные«, благо Triceps это легко позволяет. При этом давайте сохраним возможность видеть как всю простыню, так и только непроданные позиции. Чтобы не городить два отчёта, просто добавим фильтр в рассматриваемый отчёт. Все же знают про фильтры, которые можно вызывать по правой кнопке на строке заголовков? Отличнейшая и удобнейшая вещь!

Я обвёл вам блок таких фильтров. Кто не знал — теперь знаете. Выбрав фильтр Показать только остатки, видим следующую картину.

Остались только лежащие на складе товары, расположенные в порядке очереди на покидание склада. Теперь ничего никуда мотать не надо. Самая верхняя строчка покинет склад самой первой. Сразу понятно, что товара на складе осталось три единицы на общую сумму 6 040 рублей. Если, например, в одном документе будет две единицы такого товара, то, по правилам FIFO, сперва спишется единица по 1 895 рублей, затем единица по 2 072 рубля.

Сняв фильтр, снова получим отчёт о движении товара с полным набором данных.

Результаты

Вся корректировка отчёта с движением товара заняла, от силы, минут 10, и спустя две недели уже сэкономила пять часов работы одного сотрудника. Откуда я это знаю? Все доработки и консультации я выдал бесплатно, в обмен на качественную обратную связь об эффективности. И ребятам хорошо, и мне есть чем с вами поделиться. Здесь я уже задал себе планку, пообещав не рассказывать истории, по которым не были замерены результаты. Не получив обратной связи, я не стал бы публиковать статью. А тут парни постарались и всё замерили. Спасибо им, если читают! Рад был помочь!

Если у вас есть какие-нибудь похожие кейсы, которые, на ваш взгляд, будут интересны многим, пишите в комментариях. Почему бы мне и с вами не поработать по такой схеме. Я вам — плюшку, вы мне — отчёт об её эффективности.

Макар Алексеев

makar@100-sto.ru
Telegram
Instagram