— Маня, выходи за меня!
— В какую смену?Диалог на производственном предприятии
Все очень хотят изменений, но очень боятся перемен. Сегодня расскажу о людях, которые не «все», потому что и изменений хотят, и перемен не боятся. Даже наоборот, понимают, что прогресс без перемен невозможен. Задумали они начать оплачивать мастерам приёмки каждую отработанную смену. Почему это правильно, здесь разбирать не будем. Просто примем, что платить сотрудникам за каждую отработанную смену — полезно и нужно.
Но возник вопрос, а как узнать, сколько часов сотрудник отработал в ту или иную смену. Может, он на два часа позже приехал, пару часов посидел, заскучал и домой свалил. Как это проверить? Звонить ему каждый час с вопросом «Ты где?»? Сидеть смотреть камеры за весь день и отмечать время? Задавать вопросы другим сотрудникам, мол, а где там Вася, вы его не видели? Лично приезжать с контрольным визитом? Поставить на сервисе СКУД с карточками-пищалками? Так их отчёты тоже потом как-то смотреть надо…
Как понять, во сколько он приступил к работе и когда её закончил? Разбираем кейс, реализованный на учётной системе Netix Triceps.
Освежите в памяти наш с вами чек-лист грамотного автосервиса. Раздел Персонал, пункт третий. Возражений по чек-листу за всю его историю пришло ровно ноль штук, из чего делаю вывод, что все с ним согласны.
Рекомендую обратить внимание на книгу Научная мотивация труда. Скачать можно здесь. Узнаете об альтернативных способах мотивирования персонала и о том, что самые эффективные сотрудники работают не за проценты, а за деньги.
Постановка задачи
Дано: Сотрудник автосервисного предприятия, который когда-то приходит на работу и что-то там делает.
Найти: Время, во сколько он пришёл и ушёл в тот или иной день. И в идеале ещё и зарплату срезать начислить за недоработанные отработанные часы.
Зная, что Triceps автоматически фиксирует в специальном журнале время входа каждого сотрудника в Систему и время выхода, задачу вроде можно сразу и закрывать. Нате вам отчёт на каждый день, когда человек вошёл, когда вышел, несите в конце месяца бухгалтеру, и пусть начисляет. Но этот пусть отмели как непродуктивный. Во-первых, бухгалтеру нужно какое-то эталонное расписание, с которым он будет сравнивать отчёт, во-вторых, на это потребуется дополнительное немаленькое время (особенно, если сотрудников много и график сложный), в-третьих, не в каждом автосервисе вообще есть бухгалтер.
Решили решать решаемое. Для решения берём за основу график смен и сравниваем с ним время первого (за день) входа в Систему и последнего (за день) выхода. Звучит как план.
Предварительные настройки
Для каждого сотрудника есть возможность указать стоимость отработанной смены в карточке его агента. Те, кто уже настраивал расчёт зарплаты сотрудникам по-трицепсовски, знают, где прячутся нужные настройки. Те, кто ещё не пробовал, начните с изучения официальных инструкций. Поначалу кажется, что это муторно и непонятно, но это лишь потому, что Triceps поддерживает достаточно большое количество переменных, но вряд ли найдётся даже одна компания, которая использует хотя бы половину из них.
Не могу также не отметить, что вся эта зарплатная алгоритмика реализована в Triceps очень грамотно как под капотом (на уровне платформы), так и на уровне продумывания фичи в программном продукте, что нечасто встретишь даже по отдельности, а тут сразу оба пункта вместе.
Ручной способ учёта смен
Посмотрим для начала на сам документ Смена.
Вроде всё понятно. Есть дата, есть эталонные начало и окончание (в шапке), есть список сотрудников и можно в табличной части проставить каждому, когда он пришёл и когда ушёл.
Вот таким образом это можно сделать. Пост для нашей задачи заполнять не обязательно. Заполняем фактическое время прихода и ухода, приравняв их ко временам первого входа в Triceps и последнего выхода соответственно. В поле Статус можно выбрать значения:
- Норма (всё нормально, сотрудник смену отработал без нарушений графике),
- Прогул (сотрудник вообще не появился или сорвал график на столько-то часов),
- Отгул (сотрудник отпросился и продолбал смену с разрешения руководителя),
- Больничный (сотрудник заболел и продолбал смену по состоянию здоровья, которое потом подтвердил),
- Нарушение графика (сотрудник отработал с нарушением графика, например, опоздал или раньше ушёл).
Просматривая документ Смена за нужный период Управляющий может корректировать статусы в проведённом документе. Например, если сотрудник опоздал на одну минуту или недосидел пару минут, формально ему нужно проставить Нарушение графика, но если Управляющий (или Контролёр) к нему лоялен, может проставить и Норма.
Контролёр открывает журнал смен и заполняет документ Смена данными из этого журнала. У кого-то журнал бумажный и сотрудники отмечаются в нём утром и вечером. У кого-то электронный, например, данные из СКУД, отчёт видео-наблюдения или журнал Triceps по входам-выходам в Систему. Неважно, в какой он у вас форме. Важно, что если вам важно, кто во сколько пришёл и ушёл, у вас этот важный журнал точно есть. Берём его и переносим данные в документ Смена.
У меня заняло около минуты на человека. Есть небольшое неудобство в том, что когда проставляешь Прогул, Система всё равно просит указать время прибытия и убытия сотрудника (и заполняет их дефолтными значениями), хотя фактически его не было вообще. Возможно, есть смысл разрешить в случае прогула оставлять поля Прибыл и Ушёл пустыми.
В отчёт Расчёт заработной платы (с учётом коэффициентов) попадают только смены со статусом Норма. Ниже пример, как сотрудник 17 февраля отгрузил каких-то нарядов и получил зарплату за них и за выход в смену, а 19 февраля не отгрузил ничего, но всё равно получил зарплату за выход в смену. Может, помогать приехал, например, инвентаризацию делать или ещё что-нибудь.
В итоге, алгоритм начисления заработной платы сотрудникам с учётом стоимости отработанных смен следующий:
- Создаём документы Смена на отчётный период. В Triceps для этого есть специальный инструмент (генератор смен), который позволит за достаточно небольшое время сгенерировать черновики документа Смена на месяц вперёд.
- Находим где-нибудь информацию о дате прихода и ухода сотрудника в каждый из дней.
- Заносим эти данные в соответствующий документ Смена и проводим его.
Для смены из 6 человек это займёт примерно около трёх с половиной часов в месяц (из расчёта одна минута на человека в документе Смена плюс полчаса на генерацию смен).
«А где же здесь автоматизация?» — спросите вы, — «Сами добыли информацию, сами создали смены, сами внесли данные, сами провели!». А нигде. До настоящего момента мы разбирали, как это делается вручную и прикинули по времени, сколько это занимает. Без этого эффект от автоматизации посчитать невозможно, а в этом случае она бесполезна. Вас же не интересует автоматизация ради автоматизации, не так ли?
Автоматизация учёта смен
Время на генерацию смен считать не будем, так как оно будет одинаковым что с автоматизированным учётом, что без него. Без автоматизации процесс учёта рабочего времени сотрудников занимает у Контролёра в среднем полчаса в месяц на одного человека. Что мы можем здесь улучшить?
Можем автоматически заполнять время прихода и ухода сотрудника по журналу Triceps и проводить документ Смена. В этом случае человеку останется только раз в месяц воспользоваться генератором смен, который наделает ему нужное количество черновиков документа Смена. Давайте пробовать.
Первым делом нам нужно определиться, что считать временем прихода и ухода. По умолчанию это, конечно, время первого входа в Систему и последнего выхода из неё. Однако, бывают случаи, особенно в небольших предприятиях, когда один человек работает несколько дней подряд и вообще не выходит из Системы. Здесь либо заставлять его закрывать программу каждый день перед уходом домой, либо привязываться к каким-то другим действиям. Например, к первому и последнему действию в Системе в каждом из дней. Triceps такое тоже позволяет.
Также предлагаю задать временной допуск, при котором смена будет идти в зачёт сотруднику при формальном нарушении графика. Если рабочий день у него начинается в 9 часов утра, а он придёт в 08:45 и зайдёт в Систему в 09:01, ему будет выставлено Нарушение графика и смена не засчитана. Предлагаю задать какой-то допуск, например, 15 минут в первый месяц, когда только начинаете внедрять этот механизм, и постепенно сокращать до 5 минут или как сами решите.
После того, как определились с привязкой и допуском, можно начинать автоматизировать. Предлагаю каждую ночь, например в 01:00 заполнять данные за прошлый день. И надо бы как-то подсветить, что данные заполнились именно машиной, а не человек сидел и правил. Выглядеть будет следующим образом:
Видим, что в час ночи машина заполнила данные смены за прошлый день, расставила статусы и провела документ. Человек в этом не участвовал.
Внедрение нового инструмента — дело ответственное, поэтому нужен контроль над действиями машины, хотя бы первое время, пока не выработается доверие. Давайте сделаем небольшой отчётик, который поможет разбираться, что там происходило с этими сменами. В Triceps уже есть отчёт Документы Смены, за период, который кажет смены одним списком. Чтобы понять, кто как отработал, приходится открывать каждую смену, что не очень удобно. Выведем их на один экран и заодно добавим дополнительных полей для наглядности.
Сюда мы вывели фактическое время начала и окончания смены, дельту нарушения и статус, а также применили раскраску в стиле вырви-глаз, чтоб сильнее бросалась в глаза на имеющихся у ребят мониторах. Здесь выставлен допуск в пять минут, поэтому если сотрудник начнёт работать на пять минут позже или закончит на пять минут раньше, смена упадёт ему в зачёт.
Вроде всё. Машина самостоятельно достаёт нам фактическое время присутствия сотрудника на смене, сравнивает его с плановым, выводит разницу и помечает, что оплачиваем, а что нет. Эти пометки потом учитываются в расчёте заработной платы. Этот отчёт можно показать сотрудникам, чтобы они могли заранее видеть, что их ждёт в конце месяца.
Спасибо, что дочитали!
Всё супер 👍. Где только сотрудников найти ответственных и исполнительных?)
Вот здесь про это писал. Если коротко, их надо искать в тех местах, где они работают.